Ihre Patienten hören Sie zuerst am Telefon. Eine klare, freundliche und professionelle Ansage vermittelt sofort Kompetenz, Vertrauen und Wertschätzung. Gleichzeitig entlastet sie Ihr Praxisteam spürbar – besonders bei hohem Anrufaufkommen.
Seit über 15 Jahren produzieren wir genau diese Ansagen für zahlreiche Arztpraxen, MVZs und Kliniken. Im Gegensatz zu kostenlosen Vorlagen oder KI-Tools erhalten Sie echte menschliche Stimmen, individuell auf Ihre Praxis abgestimmte Texte und GEMA-freie Musik.
Weitere Tipps, wie Ihre Praxis-Ansage strukturiert sein sollte und welche Inhalte unbedingt enthalten sein sollten, finden Sie unter der Rubrik "Tipps für Arztpraxen".
"Herzlich willkommen in der Praxis Dr. [Name]. Leider rufen Sie außerhalb unserer Sprechzeiten an.
Sie erreichen uns zu unseren regulären Öffnungszeiten. Diese sind: Montag bis Freitag von 8 bis 12 Uhr und 14 bis 17 Uhr.
Wenn Sie außerhalb dieser Zeiten ärztliche Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an den aktuellen ärztlichen Notdienst unter der Telefonnummer 116 117.
Für Terminvereinbarungen oder medizinische Anliegen während meiner Abwesenheit wenden Sie sich bitte an unsere Vertretung, Dr. [Vertretungsname], erreichbar unter [Telefonnummer].
In dringenden Fällen können Sie sich auch an die nächstgelegene Klinik, [Name der Klinik, Ort], wenden.
Vielen Dank für Ihren Anruf!"
"Guten Tag und herzlich willkommen in der Praxis Dr. [Name]. Leider erreichen Sie uns außerhalb unserer Sprechzeiten. Diese sind Montag bis Freitag von 8 bis 12 Uhr und Dienstag, Mittwoch und Donnerstag von 8 bis 12 Uhr und 14 bis 17:30 Uhr.
Außerhalb dieser Zeiten steht Ihnen der ärztliche Notdienst unter 116 117 zur Verfügung.
Wenn wir einmal nicht persönlich für Sie da sein können, übernimmt Dr. [Vertretungsname] die Vertretung. Sie erreichen ihn/sie unter [Telefonnummer].
Bei akuten Notfällen leitet Sie das Team des Notdienstes auch gern zur nächstgelegenen Klinik, [Name der Klinik, Ort], weiter.
Wir danken Ihnen für Ihr Verständnis und bedanken uns für Ihren Anruf!"
"Sie haben die Praxis Dr. [Name] erreicht.
Unsere Öffnungszeiten: Montag und Mittwoch von 8 bis 12 Uhr und Dienstag, Donnerstag und Freitag von 8 bis 12 Uhr und 14 bis 18 Uhr.
Außerhalb dieser Zeiten wenden Sie sich bitte an den ärztlichen Notdienst unter 116 117.
Vertretung bei Abwesenheit: Dr. [Vertretungsname], Telefon [Nummer].
In dringenden Fällen: nächstgelegene Klinik [Name, Ort].
Vielen Dank und auf Wiederhören!"
Eine professionelle Telefonansage sorgt für einen strukturierten ersten Eindruck und informiert Patienten über wichtige Details wie Öffnungszeiten, Vertretungen oder Notrufnummern. Gleichzeitig entlastet sie das Praxisteam bei hohem Anrufaufkommen.
Typische Inhalte sind Begrüßung, Praxisname, aktuelle Sprechzeiten, Hinweise auf Terminvereinbarungen sowie Informationen zum ärztlichen Bereitschaftsdienst unter 116 117 außerhalb der Öffnungszeiten.
Ja. Inhalte, Textlänge, Sprecherstimme und Musik können individuell auf Ihre Praxis abgestimmt werden. So entsteht eine Ansage, die genau zu Ihrem Praxisprofil passt. Es empfiehlt sich eine ruhige Hintergrundmusik, damit der Anrufer gut den Informationen folgen kann.
Bei uns nicht. Unsere Musik wird GEMA-frei lizenziert. Bei anderen Anbietern kann es vorkommen, dass eine GEMA-Gebühr fällig wird. Diese kann jährlich über 200,- € betragen. Mit unserer GEMA-freien Musik sind Sie auf der sicheren Seite.
Im Gegensatz zu Anrufbeantworter Ansagen wird in Warteschleifen meist wenig Information vermittelt. Es geht darum, den Patienten am Hörer zu halten. Hier empfehlen wir eine positive, abwechslungsreiche Musik, die möglichst keine Langeweile aufkommen lässt.
Sofern Ihre Telefonanlage keine zeitlichen Einschränkungen vorgibt, sind Sie ganz frei in der Gestaltung Ihrer Ansagen und welche Inhalte Sie transportieren möchten. Die meisten Ansagen im medizinischen Bereich bewegen sich zeitlich knapp unter 1 Minute. Warteschleifen können nach Bedarf länger sein.
Die fertige Audioaufnahme wird meist als MP3- oder WAV-Datei geliefert und kann direkt in der Telefonanlage (z. B. von AVM oder Auerswald) als Ansage hochgeladen werden. Alternativ lässt sie sich bei Cloud-Telefonie-Anbietern wie NFON oder Placetel im Webportal hinterlegen. So wird sie vor dem Klingeln oder in der Warteschleife abgespielt.
Ja, rechtlich ist das erlaubt. Viele Praxen bevorzugen jedoch echte Profi-Sprecher, weil diese wärmer und vertrauensvoller klingen. Eine echte Stimme vermittelt mehr Empathie und Kompetenz. Wir arbeiten seit über 15 Jahren mit erfahrenen Sprechern und hören immer wieder, wie angenehm unsere Ansagen wirken.
Es ist sinnvoll, die Ansage 3 bis 4 Mal im Jahr zu überprüfen. Besonders bei Änderungen der Sprechzeiten, Urlaubszeiten oder Vertretungen sollte sie aktualisiert werden. Eine veraltete Ansage führt schnell zu unnötigen Rückrufen. Bei uns können Sie eine Aktualisierung einfach und günstig nachbestellen.
Eine hochwertige Telefonansage mit echter Sprecherstimme und GEMA-freier Musik kostet bei uns zwischen 69,- und 149,- Euro netto einmalig. Im Preis enthalten sind Textberatung, Aufnahme, Mischung und Lieferung im gewünschten Audio-Format. Viele Praxen finden, dass sich diese Investition schnell lohnt.
Ja, das ist eine gute Idee. Ein kurzer Hinweis auf die Online-Terminbuchung entlastet Ihr Team spürbar. Wir formulieren den Satz gerne passend zu Ihrer Praxis. Die meisten Praxen berichten, dass sie dadurch deutlich weniger Anrufe für reine Terminwünsche erhalten.
Bei einer reinen Ansage ohne Gesprächsaufzeichnung gibt es keine direkten DSGVO-Probleme. Wichtig ist jedoch, dass alle Angaben korrekt und rechtssicher sind. Wir achten bei der Texterstellung immer darauf, dass die Ansage DSGVO-konform und abmahnsicher formuliert wird.
Telefonansagen sind für Arztpraxen ein wichtiger Bestandteil der Patientenkommunikation. Häufig bilden sie den ersten Kontaktpunkt zwischen Praxis und Patient und prägen damit unmittelbar den ersten Eindruck. Eine professionelle, gut verständliche Ansage vermittelt Struktur, Vertrauen und Serviceorientierung. Gleichzeitig hilft sie dabei, Anrufern schnell grundlegende Informationen bereitzustellen und das Praxisteam im Alltag zu entlasten.
Moderne Praxis-Telefonanlagen bieten zahlreiche Möglichkeiten, Telefonansagen und Anrufbeantworteransagen flexibel zu integrieren. Ansagen können direkt in der Anlage hinterlegt oder als professionelle Audioaufnahme eingebunden werden. Wichtig ist dabei vor allem die Aktualität der Inhalte. Sprechzeiten, organisatorische Hinweise oder Informationen zur Terminvereinbarung sollten regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst werden, damit Patienten stets korrekte und hilfreiche Informationen erhalten.
In der Praxis hat es sich bewährt, mehrere Ansagen für unterschiedliche Situationen zu nutzen. Dazu zählen beispielsweise Ansagen außerhalb der Sprechzeiten, eine Warteschleifenansage nach der Anrufannahme oder eine Urlaubsansage mit Hinweis auf die zuständige Vertretung. Durch diese strukturierte Kommunikation erhalten Patienten schnell Orientierung, während gleichzeitig die telefonische Erreichbarkeit der Praxis effizient organisiert wird.
Nützliche Hinweise zu Text, Musik und Audio-Format finden Sie bei "Tipps" im Hauptmenü.
| Profi-Sprecher (musikwarteschleife.de) | KI-Anbieter | Selbst aufgenommen | |
|---|---|---|---|
| Klangqualität & Empathie | Echte menschliche Stimme – warm und vertrauensvoll | Oft künstlich und roboterhaft | Hintergrundgeräusche, unprofessionell |
| GEMA-frei & rechtssicher | Ja, inkl. Lizenz | Häufig Zusatzkosten oder Risiko | Risiko bei Musiknutzung |
| Individuelle Anpassung | 100% auf Ihre Praxis abgestimmt | ⚠️ Begrenzt | Nur mit Aufwand |
| Produktionszeit | 3 Werktage | Sofort | Stunden bis Tage |
| Langfristiger Eindruck | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐ | ⭐ |
Unser Fazit: Ihre Patienten spüren den Unterschied. Eine echte Profi-Stimme schafft Vertrauen – KI wird oft als zu kühl und unpersönlich wahrgenommen.
Als kassenzugelassene Praxis müssen Sie bei Abwesenheit eine Vertretung nennen und Patienten korrekt weiterleiten. Wichtige Bausteine:
Tipp von uns: Wir formulieren immer DSGVO-konform und rechtssicher – keine Abmahnrisiken.
Eine ruhige, positive Musik verkürzt die gefühlte Wartezeit um bis zu 30%. Patienten bleiben entspannter und brechen den Anruf seltener ab.
Unsere Musik ist 100% GEMA-frei und speziell für Telefonansagen und Anrufbeantworteransagen komponiert - kein Risiko, keine jährlichen Gebühren.
Weiterführende Informationen zu unserer GEMA-freien Hintergrundmusik und zu unseren Profi-Stimmen erhalten Sie auf unserer Startseite.
Die fertige MP3- oder WAV-Datei lässt sich bei fast allen gängigen Telefonanlagen (AVM FRITZ!Box, Auerswald, Telekom Cloud PBX, NFON, Placetel und vielen mehr) in wenigen Minuten hochladen. Wir liefern Ihnen die Ansage immer im passenden Format – Sie müssen nichts umwandeln.
1. In der FRITZ!Box-Oberfläche zu Telefonie → Anrufbeantworter gehen.
2. Gewünschten Anrufbeantworter auswählen → "Eigene Ansage".
3. "Audio-Datei hochladen" anklicken und Ihre Datei auswählen.
4. Speichern und testen.
1. In der Konfigurationsoberfläche zu Voicemailboxen → Ansagen gehen.
2. Neue Ansage importieren (WAV-Format: 8 kHz 8-bit A-law oder 16 kHz 16-bit PCM mono).
3. Ansage der gewünschten Voicemailbox oder Gruppe zuweisen.
1. Im NFON-Portal zu Administration → Voicemail oder „Ansagen“.
2. Neue Ansage erstellen und Datei hochladen.
3. Ansage der Warteschleife oder dem Anrufbeantworter zuordnen.
1. Im Placetel-Portal zu Administration → Eigene Ansagen.
2. "Neue Ansage" klicken → Datei (MP3 oder WAV) hochladen.
3. Ansage der Warteschlange oder dem Anrufbeantworter zuweisen.
1. Im Business Service Portal einloggen → "Telefonie" → "Ansagen".
2. Neue Ansage hochladen und der gewünschten Funktion zuordnen.
Probleme beim Einspielen? Kein Problem! Schicken Sie uns einfach einen Screenshot der Fehlermeldung oder nennen Sie uns Ihre Anlage – wir helfen Ihnen persönlich und kostenlos weiter.
Hören Sie die verschiedenen Audio-Demos unserer Sprecherinnen und Sprecher auf unserer Unterseite "SprecherInnen". Wählen Sie die Stimme aus, die Ihnen am besten gefällt und Ihre Unternehmensphilosophie am besten repräsentiert.
SprecherInnen
Hören Sie die verschiedenen Hintergrundmusiken auf unserer Unterseite "Musik". Wählen Sie die Hintergrundmusik aus, die Ihnen am besten gefällt (z.B. "Hintergrundmusik - 23").ANGEBOT: Für nur 29,-€ (netto) Aufpreis erhalten Sie die gewünschte Ansage mit 2 verschiedenen Hintergrundmusiken.
Hintergrundmusik
Für eine professionelle Ansage sind folgende 3 Inhalte wichtig:① Bei welchem Unternehmen bin ich gelandet?② Soll ich warten oder später noch einmal anrufen?③ Welche Kontaktmöglichkeiten gibt es?Darüber hinaus sind Ihrer Fantasie keine Grenzen gesetzt.
Tipps zum Text
Senden Sie uns alle relevanten Informationen per E-Mail oder über unser Kontaktformular zu und nennen Sie uns das gewünschte Audio-Format der Ansage (mp3, wav, a-law...). Nach Fertigstellung der Produktion erhalten Sie einen Download-Link zum fertigen Audio-File sowie die Nutzungslizenz und die Rechnung zu Ihrer Bestellung.
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